ホームページを自社で更新できる体制にしたい

「制作会社に頼まないと文字一つ変えられない」「更新したくても、毎回数日かかってしまう」「気付くと情報が古いまま放置されている」。サイトの運用に責任を持つマーケティング担当者の方なら、こうしたもどかしさを感じた経験があるはずです。

自分の家なのに、ドアの鍵を毎回大家さんに借りに行く

たとえば、自分の家なのに、ドアの鍵を毎回大家さんに借りに行かないと開けられない状態を想像してみてください。郵便を取り出すのも、窓を開けるのも、いちいち連絡が必要なら、生活の自由度は大きく下がります。事業のホームページも同じです。自社のサイトなのに、文字一つ変えるたびに制作会社へ依頼しなければならない状態だと、情報の鮮度は落ち、運用のスピードは制作会社の対応速度に縛られてしまうのです。

このページでは、ホームページの更新が回らなくなる典型的な3つの理由と、自社で運用できる体制を作るための4つのステップを、戦略フェーズから関わるアームの視点で整理します。CMSの選定・運用ガイドライン・外部パートナーとの役割分担まで、運用に責任を持つ方が翌週から動けるレベルで掘り下げます。

このページで分かること

• ホームページの更新が回らなくなる、典型的な3つの理由
• 自社で更新できる運用体制を作るための、実務的な4つのステップ
• 自社更新と外部委託の判断基準
• 運用の着手前に整理すべきチェックリスト
• アームのホームページ運用への戦略ドリブンなアプローチ
• 運用に責任を持つ担当者の方からよく寄せられる7つの質問と回答

ホームページの更新が回らなくなる3つの典型的な理由

ホームページの更新が回らないと感じる場面は、業種や規模を問わずよく耳にします。その背景には、繰り返し現れる構造的な原因があります。ここでは、Web運用の現場でよく見られる典型的な3つの理由を整理します。

1. 制作会社への依頼コストが運用の足かせになっている

ホームページの更新が回らない第一の理由は、制作会社への都度依頼コストが、運用そのものの足かせになっているケースです。

制作会社に毎回更新を依頼すると、作業費用に加えて、ディレクションや確認のやり取り、公開作業などで、1件あたり数万円が発生することは珍しくありません。月に何件もの更新があれば、月の運用費用は数十万円の規模に膨らみます。さらに、依頼書のやり取りや確認の往復で、公開まで数日〜1週間かかるケースが多いのが実情です。

この依頼コストが心理的な障壁になり、「お知らせを1本載せるだけのために、稟議を上げて費用を発生させるのは気が引ける」「現場で気付いた小さな修正を、わざわざ制作会社に頼むほどでもない」という判断が積み重なります。結果として、サイトのコンテンツが事業の現在地を反映しなくなり、訪問者から見て「動きの止まった会社」という印象を与えてしまうのです。

2. 社内に運用ルールと体制が整備されていない

2つ目の理由は、社内にホームページ運用のルールと体制が整備されていないケースです。

指揮者のいないオーケストラは、上手な楽器ばかりでも演奏できない

これはオーケストラに似ています。バイオリンもチェロも管楽器も、それぞれ上手な奏者がいたとしても、指揮者がいなければ全体として音楽は成立しません。誰がいつ何を演奏するかの設計があって初めて、各楽器の音色が一つの楽曲として響くのです。事業のホームページ運用も同じで、各担当者が善意で動いていても、運用ルールと指揮役がいないと、更新は止まり、サイトの全体像は崩れていってしまいます。

具体的には、誰が更新するか、いつ更新するか、何を更新するかが決まっていない状態です。マーケ担当者が記事を書く意欲があっても、公開フローが定義されていなければ、原稿は社内のチャットに眠り続けます。担当者の異動が起きると、運用がそのままブラックボックス化し、後任者が手をつけられなくなる事例も多くあります。ルールと体制こそが、運用の継続性を支える土台と言えます。

3. CMSが古く、扱える人が限られている

3つ目は、サイトの基盤となるCMS（Contents Management System、コンテンツ管理システム）が古く、扱える人が社内に限られているケースです。

WordPressの設定が制作会社によって複雑にカスタマイズされている、HTMLを直接書く前提のサイトで実装されている、独自CMSでメンテナンスが既に止まっているといった状況です。こうした状態では、運用が「HTMLが書ける一部の社員」「特定のWordPress構成を理解している人」に集中し、その人が異動・退職すると運用が止まります。これがホームページ運用における属人化の典型パターンです。

事業の継続性を考えると、運用は「誰でも触れる前提」で設計されている必要があります。テキスト編集ソフトと同じ感覚で記事が書けるCMS、権限設計が分かりやすいCMSを選ぶことで、運用の属人化リスクは大きく下がります。

ホームページを自社で更新できる体制を作る4つのステップ

原因が制作会社への依存と運用設計の不在にある以上、解決もまたそこから手をつける必要があります。ここでは、自社で更新できる体制を作るための実務的な4つのステップを順に整理します。

1. 更新範囲と頻度を業務として定義する

最初に取り組むべきは、ホームページの更新を「業務」として定義する作業です。誰が、いつ、何を、どのくらいの頻度で更新するかを、ドキュメントとして固定します。

図書館の蔵書管理は、何を残し、何を加え、何を捨てるかが先

これは図書館の蔵書管理に似ています。図書館の運営では、新刊を加えるだけでなく、古い本を整理し、利用頻度の低い本を倉庫に移し、需要のある分野を補強するといった判断が継続的に行われます。「何を残し、何を加え、何を捨てるか」のルールが先に決まっているからこそ、蔵書全体の質が保たれるのです。ホームページの運用も同じで、追加するコンテンツのルールと、古い情報の扱い方の両方が決まっていないと、サイト全体の鮮度は維持できません。

具体的には、コンテンツの種類ごとに更新頻度の目安を決めます。お知らせは週1〜2本、事例紹介は月1本、サービスページは四半期に1回見直し、トップページのキャッチコピーは半年に1回見直し、といった粒度です。各更新の担当者と、レビューする社内ステークホルダーも合わせて明文化します。

ここで重要なのは、無理のない頻度を設定することです。「お知らせは週3本」のような野心的な目標を立てても、現場が回らなければ続きません。半年〜1年続けられる頻度から始めて、軌道に乗ってから頻度を上げる方が、結果として運用は安定します。

2. 適切なCMSと運用権限を設計する

更新ルールが定義できたら、次は基盤となるCMSの選定と、運用権限の設計に入ります。

CMSは、自社の規模・運用人員・更新頻度・技術リソースに合わせて選びます。代表的な選択肢には、WordPress（無料・国内シェア最大、カスタマイズの自由度高い）、microCMS（ヘッドレスCMS、編集体験がシンプルで担当者の負担が軽い）、STUDIO（ノーコードで完結、デザイン編集も可能）、Webflow（海外発、デザインの自由度高い）などがあります。

選定の判断軸は、「誰が運用するか」を起点にすると整理しやすくなります。技術の担当者がいる組織ならWordPressの自由度が活きますし、マーケ担当者だけで運用するならmicroCMSのようなヘッドレスCMSの方が編集体験は軽くなります。デザイン変更を頻繁に行いたいならSTUDIOやWebflowの選択肢も入ってきます。

権限設計も合わせて行います。編集者・レビュアー・公開者の3階層で権限を分ける、特定セクションのみ編集可能にする、外部パートナーには検証環境のみ権限を付与する、といった設計をCMSの機能で実現します。権限が曖昧だと、誤って公開してしまう事故や、無断更新のリスクが高まります。

3. 運用ガイドラインを作って属人化を防ぐ

CMSと権限が決まったら、次は運用ガイドラインの作成です。「担当者が変わっても運用が続く」体制を作るための、共通言語をドキュメント化します。

含めるべき項目は、文章のトーン&マナー（です/ます調などの文末ルール、専門用語の使用方針）、カテゴリとタグの分類体系、画像・動画の選定基準、公開前チェックリスト、SEO観点の最低限ルール（タイトルタグ・メタディスクリプションの書き方）、退職や異動時の引き継ぎフォーマットなどです。

ガイドラインは「作って終わり」では機能しません。新しいコンテンツを作るたびに参照する習慣を、チームに定着させる工夫が必要です。具体的には、CMS内の編集画面にガイドラインへのリンクを表示する、新入社員のオリエンに含める、四半期に1回ガイドラインの見直し会を行うなど、運用に組み込む仕掛けを作ります。

属人化の対策として特に重要なのは、引き継ぎフォーマットです。担当者が変わるとき、何を引き継げば後任者が困らないかを、テンプレートとして整備しておきます。これがあれば、運用の継続性は組織として担保されます。

4. 外部パートナーと役割分担を明確にする

最後のステップは、自社運用と外部パートナーの役割分担を明確にすることです。すべてを自社で完結させる必要はなく、ハイブリッドが現実的な解になります。

かかりつけ医と総合病院、それぞれ役割が違う

これはかかりつけ医と総合病院の関係に似ています。日常的な健康管理や軽い症状はかかりつけ医に相談し、専門的な検査や手術が必要なときは総合病院に紹介してもらう。両者の役割分担があって初めて、医療システムは無理なく機能するのです。ホームページの運用も同じで、日々のコンテンツ更新は自社で回し、技術的な大きな変更や戦略の見直しは外部パートナーに頼む形が、現実的な分担になります。

具体的な役割分担の目安は次のように整理できます。

外部パートナー選びでは、伴走型で相談に乗ってくれるか、技術と戦略の両面で支援できるか、レスポンスが速いかを見ます。月数万円〜の保守契約で、必要なときに相談できる体制を持っておくことが、運用の安心感に繋がります。

自社更新と外部委託のやりがちパターンと望ましいアプローチ

ここまでの内容を、よくある失敗パターンと望ましいアプローチに整理しました。自社の現状がどちらに近いかを確認する目安として、お使いください。

「やりがちなパターン」のいずれかに当てはまる項目が3つ以上あれば、ホームページの運用が回らない構造的な原因は、ほぼ確定的です。一方の項目への対処だけでは効果が出にくいので、複数の観点を同時に見直すことをおすすめします。

ホームページ運用の着手前に整理すべきチェックリスト

運用体制の整備に着手する前に、自社内で整理しておくべき情報があります。これらが揃っていると、外部パートナーへの発注時のすれ違いも、社内の意思統一も、大きく変わります。

• 現在の更新作業を担当している人と頻度を一覧化
• 直近6ヶ月で発生した更新依頼の内容と件数を集計
• 制作会社への支払いを更新と保守に分けて整理
• 既存CMSの種類とバージョン、ライセンス状況を確認
• 社内で運用に関わる人員のスキルセットを整理
• 想定する更新頻度と、それに使える社内リソースを擦り合わせ
• 外部パートナーに残す業務と、自社で巻き取る業務を仕分け

特に重要なのは、最初の3項目です。「現在の更新担当」「直近の依頼内容」「制作会社への支払い構成」が把握できれば、その先のCMS選定と外部パートナー選びは、格段にスムーズに進みます。逆にここが曖昧なまま体制を組み直そうとすると、結果として「新しいCMSは入れたが、運用は変わっていない」という典型パターンに陥ってしまうのです。

社内だけで整理するのが難しい場合、ヒアリングを通じて一緒に整理する方法もあります。

アームのホームページ運用へのアプローチ

アームでは、ホームページ運用の課題に対して、CMSの選定や実装の前に、運用設計のフェーズから関わることを基本としています。表層のCMS刷新だけでは運用は回らないため、更新業務の定義・運用ガイドラインの作成・権限設計・外部パートナーとの役割分担までを、一貫して伴走します。

個人スタジオという形態を取りつつ、過去には大手代理店を経由した大規模なWeb案件も担当してきました。発注規模が中堅以上の案件でも、運用設計から実装、公開後のサポートまでを直接コミュニケーションで進められるのが特徴です。間に営業窓口や進行管理の担当者が入らないため、運用に関する小さな相談から戦略レベルの判断まで、同じ温度感で議論できる速度感が、運用の精度を大きく変えます。

また、AI時代において「AIで誰でもサイトが作れる」状況になったからこそ、運用設計と本質的な品質基準を持ったパートナーの存在は、むしろ重要性が高まっています。生成自体の手間が下がる時代だからこそ、何を作り、何を残し、何を捨てるかという判断軸が、サイトの価値を左右します。アームは、AI時代でも変わらない「事業から考える」というスタンスを軸に、ホームページ運用の構造改善を支援しています。

ホームページ更新・運用に関するよくある質問

ホームページの運用見直しを検討する担当者の方からよくいただく質問をまとめました。

Q1. 自社で更新できる体制を作るのにどれくらい期間がかかりますか?

CMSの選定・実装と、運用ガイドラインの作成を並行して進めると、通常2〜4ヶ月が目安です。既存サイトのCMS移行が必要な場合は、データ移行の規模により3〜6ヶ月かかることもあります。重要なのは、CMS導入後の「運用の慣らし期間」を1〜3ヶ月確保することです。CMSを入れてすぐにフル稼働を目指すのではなく、最初の数ヶ月は試行錯誤しながらガイドラインを調整する前提で計画を立てると、結果として運用が定着しやすくなります。

Q2. CMSはWordPressとmicroCMS、どちらが良いですか?

運用体制と求める自由度から逆算して選びます。WordPressとmicroCMS以外にも、選択肢は複数あります。

WordPressは国内シェア最大で情報も豊富ですが、プラグインの更新管理やセキュリティ対応の運用負荷があります。microCMSは国産で日本語サポートが手厚く、編集者の操作負担が軽いのが特徴です。両者に優劣はなく、組織の運用体制と求める自由度から逆算するのが基本です。

Q3. 運用代行は依頼すべきですか、それとも自社で完結すべきですか?

ハイブリッドが現実解です。日常的なコンテンツ更新は自社で行い、技術的な対応や半期・年次の改善提案を外部パートナーに頼む形が、コスト・スピード・品質のバランスが取れます。完全な自社運用は人員と専門知識が揃っている組織でないと負担が大きく、完全な外部委託は更新の鮮度が落ちます。月額で数万円〜の保守契約で、必要なときに相談できる外部パートナーを持っておくことを推奨します。

Q4. ホームページの月の運用費用の相場はどれくらいですか?

外部パートナーへの月額の保守契約で、月3万円〜10万円が一般的なレンジです。サーバー保守・基本的な更新サポート・障害対応が含まれるプランで月3〜5万円、SEO観点の改善提案やレポート作成まで含むプランで月10万円〜が目安です。これに自社の人件費（マーケ担当者の運用工数）を加算すると、実質的な運用費用が見えてきます。月額の予算化により、都度発注の不確実性を解消できる点が、保守契約の最大のメリットです。

Q5. 担当者が異動したときの引き継ぎはどう設計すればいいですか?

引き継ぎフォーマットの整備が最優先です。CMSのアカウント情報・運用ガイドライン・カテゴリ構造の説明・公開前チェックリスト・外部パートナーの連絡先・進行中のプロジェクト一覧、これらを1つのドキュメントにまとめておきます。退職・異動が決まってから引き継ぎ書を作るのでは間に合わないことが多いため、平時から維持・更新する習慣をチームに定着させることが重要です。これがホームページ運用における属人化の対策の中核です。

Q6. SEOの観点で運用の頻度はどれくらいが理想ですか?

新規コンテンツの追加は、月2〜4本のペースが現実的に維持しやすく、SEO観点でも一定の効果が期待できます。週1本以上のペースは、コンテンツSEOに本格的に取り組む組織でないと品質が落ちる傾向があります。重要なのは頻度より、ターゲット読者にとって価値のあるコンテンツを安定的に出し続けることです。検索エンジンの評価は中長期で形成されるため、3〜6ヶ月の継続後にトレンドを評価する姿勢が現実的です。

Q7. 古いCMSから新しいCMSに移行するタイミングは?

CMS移行を検討すべきサインは主に4つあります。

• 現在のCMSのメンテナンスが止まっている、またはサポート終了が近い
• 運用が特定の社員に集中して属人化している
• 機能拡張の限界で、やりたい施策が実装できない
• サイトリニューアルの計画があり、構造から見直す機会が来ている

これらのいずれかに当てはまれば、移行検討のタイミングです。逆に、現状のCMSで運用が回っていて、機能的にも不足がない場合は、無理に移行する必要はありません。