業務システムが使いにくい原因はどこにあるのか？現場でできる切り分けと対処
UI/UXデザイン
伊藤 悠希現場から「使いにくい」と言われるが、どこから直せばいいか分からない
使いにくいという声は、直す場所を教えてくれません。教えてくれるのは、現場が迷っている時間です。
1件3分の迷いも、月1万件なら500時間になります。どの画面のどの操作でその時間が生まれているかを特定できれば、直す順番は自然に決まります。最初の一点を決めるところまで、最短1週間です。
こんな状態ではありませんか
- 30社から相見積もりを取ったのに、納期は6ヶ月が18ヶ月に、予算は800万円が2,000万円に膨らんだ
- 現場を入れずに仕様を決めたら、入力ミスが減らない理由を後から責められている
- 上司の指示がその都度変わり、また1つ使いにくいシステムが出来上がった
- 古くて使いにくいのは分かっているが、現場はもう慣れてしまい機運が起きない
使いにくさの正体は、業務の流れと画面の流れのズレです
画面の順番がデータベースの都合やリリース順に並んでいて、現場の仕事の順番とずれている。だから行ったり来たりし、同じ値を2回入力し、どのボタンが正解か一瞬考えます。
現場の声 | 本当の原因 | 最初に直す場所 |
|---|---|---|
どこに何があるか分からない | 情報の分類がシステム都合 | メニューと一覧画面の構造 |
入力が面倒 | 業務の流れにない入力順・二重入力 | 最も件数の多い登録フロー |
エラーが出るが理由が分からない | 状態設計（エラー・権限・ローディング）の欠落 | エラー文言と権限別の表示 |
覚えるのに時間がかかる | 同じ操作が画面ごとに違う見た目 | 部品の統一（デザインシステム） |
大事なのは、全部を直さないことです。件数が最も多いフロー1本を直すだけで、500時間の大半は消えます。
「使いにくい」という言葉を、そのまま要件にしない
この言葉は症状であって、原因ではありません。同じ一言の裏に、上の表の4つが混ざっています。要件として受け取ってしまうと、全部の画面を薄く直すことになり、どれも変わらないまま費用だけがかかります。見るべきは言葉ではなく、手が止まった場所です。
迷いの時間は、社内で今日から数えられます
ストップウォッチは要りません。件数と人数から概算できます。
①最も件数の多い業務を1つ選ぶ
受注登録、日報入力、在庫更新など、月に最も回数の多いものを1つ選びます。全部を数える必要はありません。
月の件数は、システムのレコード数から出せます。
②1件あたりの迷いを、実際に見て測る
担当者の隣で1件だけ操作を見せてもらい、手が止まった秒数を足します。アンケートより正確です。
3分×月1万件＝月500時間。1人1日8時間なら、およそ62人日分です（単純計算）。この数字が、稟議に載る唯一の根拠になります。
放っておくと、人件費の形をしたUIを毎月払い続けます
迷いの時間は、残業代・教育コスト・入力ミスの差し戻しという形で、すでに毎月払っています。請求書に「UIの使いにくさ」という行がないだけです。
1件あたりの迷い | 月1万件での合計 | 1日8時間換算 |
|---|---|---|
1分 | 約167時間 | 約21人日 |
3分 | 約500時間 | 約62人日 |
5分 | 約833時間 | 約104人日 |
（単純計算）。人が増えるほど、拠点が増えるほど、この固定費は膨らみます。
全面リニューアルの予算を待っている間も、毎月この分を払い続けることになります。
最初の一点が決まると、何が変わるか
稟議
全面リニューアルを待たずに動ける
件数の多いフロー1本なら、範囲も費用も小さくなります。そこで迷いの時間が減ったと数字で示してから、次の範囲を決めるほうが稟議も通ります。
いま | 一点が決まったあと |
|---|---|
2,000万円の予算が付くまで動けない | 無料の診断から動ける |
効果の見込みを説明できない | 減る時間を人日で示せる |
現場
「言われたとおり入力しているだけ」が終わる
画面の流れが業務の流れに合うと、入力ミスは注意喚起ではなく構造で減ります。現場を責める会話がなくなります。
いま | 一点が決まったあと |
|---|---|
ミスの原因が人に向く | ミスの原因が画面に向く |
慣れでカバーしている | 慣れていない人でも同じ速さで進む |
進め方
作る前に、現場に触ってもらえる
改善案はAIで叩き台を高速に作り、現場に触ってもらってから決めます。仕様書の読み合わせより、動くものを見せたほうが早く決まります。
実装は貴社側のエンジニアが担う前提で、Figmaの設計データと仕様をお渡しします。
相談から着手まで
- STEP 01
初回ヒアリング
現場の声と、件数の多い業務をお聞きします。
30〜60分・無料
- STEP 02
見立ての共有
最初に直す一点と、解く範囲の選択肢をお伝えします。
数日
- STEP 03
お見積もり
内訳つきの見積書とスコープ案をお出しします。
最短翌営業日〜3営業日
- STEP 04
ご判断
検討・比較はご自由に。追客はしません。
期限なし
診断だけで終わっていただいて構いません
4つの段階に分かれています。1で持ち帰る方もいます。料金は画面数×単価ではなく、解く課題の複雑さで決まります。
4つの段階と、かかる費用
段階 | やること | 期間・費用 |
|---|---|---|
1. UIクイック診断・改善提案 | 主要フローの課題整理＋改善プロトタイプ | 最短1週間・無料 |
2. 月額伴走 | 仕様段階から意思決定に参加し、現場と直す順番を決め続ける | 週1日 12万円〜 |
3. 部分改修 | 数字の悪い特定フロー・画面群だけを再設計 | 50万円〜 |
4. 業務システムUI/UXデザイン | 10画面前後の設計一式 | 90万円〜／250万円〜 |
- UIクイック診断・改善提案では、最初に直す一点を決めます。
- 業務システムUI/UXデザインは、20画面以上だとフロー・状態・権限まで含む別クラスになります。
画面のスクリーンショットを数枚と、最も件数の多い業務が何かを教えていただければ、初回ヒアリングで見立てまでお伝えできます。
アームに頼む理由
課題を聞いた本人が診断から設計まで担当します。伝言ゲームが0回です。
改善案はAIで叩き台を高速に作り、現場に触ってもらってから決めます。
考える時間と手を動かす時間の配分を公開しています。価格の根拠が分かります。
先に自分で確かめたい方へ
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伊藤 悠希よくあるご質問
開発会社はすでに決まっています。デザインだけ頼めますか。
はい。設計データと仕様書をお渡しし、実装は開発会社で進めていただけます。必要なら開発側との打ち合わせにも同席します。
全面リニューアルの予算は取れません。
診断と部分改修は、件数の多いフロー1本から始められます。そこで迷いの時間が減ったと数字で示してから、次の範囲を決めるほうが稟議も通ります。
現場の声はどう集めますか。
アンケートではなく、実際に操作している場面を見せてもらいます。使いにくいという言葉より、手が止まった場所のほうが正確です。
現場に「また変わるのか」と言われそうです。
最初に直すのは1本だけです。触ってもらってから決める進め方なので、現場が知らないうちに変わることはありません。減った時間を現場にも共有すると、次の改修の協力が得やすくなります。