導入した業務システムが現場に使われない｜作り直さずに直せるか、判断の基準

アーム代表の伊藤です。
受発注システムの画面の横に、表計算が開いています。現場に聞くと「こっちのほうが早いので」と言う。導入に800万円かけた担当者は、その光景を見るたびに、自分の判断が間違っていたのかと考えます。間違っていたのは判断ではなく、直し方の順番であることがほとんどです。使われない業務システムの多くは、作り直さなくても直せます。壊れているのが画面・業務・データ・運用のどの層かで打ち手が変わり、作り直しが要るのはデータの層だけです。この記事では、4つの層の見分け方、層ごとに作り直さずに直せる範囲と費用感、ベンダーから来た追加開発の見積もりを差し戻す3つの質問を整理します。

こんな方におすすめのコラムです

• 「800万円かけて入れたシステムが、現場では表計算との二重入力になっている」という方
• 「ベンダーに相談すると追加開発の見積もりが来る。その金額が正しいのか、自分には判断できない」という方
• 「作り直す予算はない。でも作り直してまた同じことになるのが、いちばん怖い」という方
• 「現場に『使ってください』と言い続けるのに疲れた。言っている自分も、使いにくいと思っている」という方
• 「使われない原因がUIなのか業務なのか、切り分け方が分からない」という方

使われない業務システムは、4つの層のどこが壊れているかで打ち手が決まります

表計算が横に開いている光景は、現場の怠慢でも、システムの全否定でもありません。どこか1つの層が壊れていて、現場がそこを自力で迂回している証拠です。迂回路ができるほど、現場は真面目です。

「使いにくい」「定着しない」という言葉は、原因を1つに見せます。実際には4つの層のどれかで、層が違えば直す人も費用も違います。

この表でいちばん大事なのは、作り直しが必要なのはデータの層だけだということです。画面と運用は、既存のシステムのまま直せます。業務の層は、画面を直す前に業務の定義を変える必要がありますが、これも作り直しではありません。

ベンダーから「追加開発で対応します」という見積もりが来たとき、それがどの層の話なのかを聞いてください。画面の層の問題に、データの層の見積もりが来ていることがあります。

どの層かの見立てからで構いませんので、業務システムUIUXデザインのページからご相談ください。UIクイック診断・改善提案（15万円〜）として、主要なフローを一緒に見て、作り直さずに直せる範囲とそうでない範囲を分けるところまでを最短1週間で行います。

「使われない」は、現場の感想ではなく症状です

現場から「使いにくい」と言われたとき、感想として受け取ると動けません。症状として集めると、層が見えてきます。

実案件で見た場面をいくつか挙げます。

• ラベルは「ブックマーク」なのに、アイコンはハートだった。現場は「お気に入り」だと思って押し、あとで見つからないと言っていた。これは画面の層で、印と名前を揃えれば直ります
• 条件検索のボタンの隣に、同じ見た目のリセットボタンが並んでいた。検索条件を組み立てた直後に押し間違え、やり直しが毎日起きていた。これも画面の層です
• 受注入力の画面が「顧客→商品→数量」の順なのに、現場の仕事は「電話で数量を聞く→商品を確認→顧客を特定する」の順だった。画面を直しても、業務の順序と合っていなければ表計算に戻ります。これは業務の層です
• 出荷日の項目が任意入力で、半分が空欄だった。集計のたびに手作業で埋めていた。これはデータの層で、画面の色を変えても直りません

症状で集める方法は単純です。「何が使いにくいか」ではなく、「昨日、このシステムで何秒止まったか。どこで」を聞きます。止まった場所と理由を10件集めれば、どの層に集中しているかが分かります。現場の声を症状に変える手順は業務システムが使いにくい原因はどこにあるのか？現場でできる切り分けと対処で詳しく書いています。

作り直しの判断は、費用ではなく現場の時間で決めます

「作り直すと1,000万円、追加開発なら300万円」という比べ方は、判断を誤らせます。比べるのは導入費ではなく、現場が毎日失っている時間です。

単純計算をしてみます。1回の操作で30秒迷う画面があり、1人が1日50回その操作をし、それを20人が使っているなら、1日で失う時間は30秒×50回×20人で約8時間です。1人分の労働時間が、毎日、迷いだけで消えています。年間の稼働日を240日とすれば約1,900時間です。

この時間を、画面の手術で取り戻せるなら、費用が数十万円でも回収は早い。取り戻せないなら、追加開発に300万円かけても同じ時間が消え続けます。作り直しの判断は、「いくらかかるか」ではなく「どの層を直せば、この時間が戻るか」で決めます。

公開されている相談の中に、30社に相見積もりを取って決めた予約システムが、納期6ヶ月の予定が18ヶ月に、予算800万円が2,000万円になったという投稿があります。相見積もりの数は、判断の質を上げません。層の見立てを持たずに比べると、金額だけが並び、金額だけで決めることになります。

ベンダーの追加開発の見積もりを差し戻す3つの質問

見積もりが来たら、金額を見る前に3つ聞いてください。

1. 「この見積もりは、4つの層のどこを直すものですか」 画面の層の不満に対して、データ構造を変える見積もりが来ていれば、過剰です。逆にデータの層の問題に画面の修正だけが来ていれば、直りません
2. 「直したあと、現場の何秒が何秒になりますか」 答えられない見積もりは、症状を見ていません。答えられるベンダーは、現場を観察しています
3. 「この修正をしない場合、何が起きますか」 やらなくてよい修正が混ざっていることがあります。やらない選択肢を出せる相手は、信頼できます

3つとも答えが返ってこないなら、その見積もりを通す前に、第三者の診断を挟む価値があります。アームの診断は15万円からで、通すべきでない数百万円を止められることがあります。

作り直しが正解になる条件

作り直しを勧めない記事ではありません。データの層が壊れているときは、作り直すほうが安くつきます。

• 必要な項目が構造的に入力できず、システムの外で管理表が育っている
• 二重入力が、画面の工夫ではなく、データの持ち方のせいで発生している
• 集計や連携のたびに手作業が入り、その作業が月に何日も消えている
• ベンダーが既存のデータ構造に手を入れられない、または手を入れる費用が作り直しと変わらない

この条件に当てはまるなら、作り直しの見積もりを取る前に、業務の層と画面の層の設計を先に終えてください。データだけ作り直して、画面の順序と業務の順序がまた合わなければ、2年後に同じ相談になります。作り直しが失敗する典型はデザインシステム構築で150万円を無駄にしないために｜6つの壊れ方と立て直しの手順にも通じます。

アームの、業務システムの直し方の考え方

事業の因数分解を、画面に翻訳します

使われない画面の多くは、業務を理解しないまま機能を並べた結果です。アームは最初に、そのシステムが支えている業務を分解します。誰が、どの瞬間に、何を決めるために画面を見るか。そこから画面の優先順位を引き直します。見た目を整えるのは最後です。

小さく始めます

主要なフローを1本選び、症状を集め、画面の層で直せる範囲を1〜2週間で形にします。UIクイック診断・改善提案は15万円からで、AIで叩き台を高速に作り、現場に触ってもらってから判断します。作り直しの稟議を上げる前の材料として使っていただく想定です。

頼まない判断を、先に渡します

診断の結果、運用の層だけが問題で、システムに手を入れる必要がないこともあります。その場合は、その旨をお伝えして終わります。

業務システムが現場に使われずお悩みの方はご相談ください

「直すか、作り直すか、このまま使い続けるか」を、4つの層で一緒に見立てます。業務システムUIUXデザインか、お問い合わせからお声がけください。ヒアリングは無料で、追客はしません。

よくある質問

まとめ

現場に使われない業務システムは、画面・業務・データ・運用の4つの層のどこが壊れているかで打ち手が決まります。画面と運用の層は作り直さずに直せ、業務の層は業務の定義を変えてから画面を合わせ、作り直しが要るのはデータの層だけです。現場の声は感想ではなく「どこで何秒止まったか」という症状で集め、判断は導入費ではなく現場が失っている時間で行います。追加開発の見積もりには、どの層か・何秒が何秒になるか・やらないと何が起きるか、の3つを聞いてから答えてください。見立ての相談は、お問い合わせからいつでも受け付けています。