アーム代表の伊藤です。
ホームページ制作の相談で最初に止まるのは、RFP（提案依頼書）の書き方ではなく、「制作会社に何を伝えればいいか分からない」というもっと手前の迷いです。それでも300万円規模までの案件ならA4一枚の7項目で足り、Word10ページの文書は要りません。
7項目の表を渡されても手が止まる方が多いのは、書き方の知識が無いからではありません。見積もりが比べられなくなる不安、社内でまだ決まっていないことを外に出す怖さ、上司に説明できない不安のどれかで止まっています。
この記事は、7項目の記入例を先に示し、3つの不安への対処と提出後の比べ方までを整理します。
ホームページ制作のRFPは、A4一枚の7項目で足りる
- 体裁は問わず7項目書けば完成
- サーバー構成や機能要件は書かなくていい
- 参考サイトは理由を添えて2〜3個で十分
ダウンロードは不要で、この表の7行を埋めれば完成します。体裁も問いません。Wordでもメールの本文でも、次の7項目が書いてあればRFPとして機能します。
項目 | 書くこと | 書き方のポイント |
|---|---|---|
1. 会社と事業の概要 | 何を、誰に売っている会社か | 3行程度(現行URLがあれば添える) |
2. サイトの目的 | サイトで動かしたい数字・行動 | 「問い合わせを月2件→5件に」のように行動と数字で |
3. 現状の課題 | いま困っていること | 「採用応募者に古い印象を持たれる」など場面で書く |
4. 想定する閲覧者 | 誰に見てほしいか | 既存客・新規客・求職者など、優先順位をつけて |
5. 依頼範囲 | 作ってほしいもの、任せたい範囲 | ページ数・素材支給・保守の要否 |
6. 予算 | 用意できる金額の幅 | 150〜200万円（税別）など幅で（伏せない） |
7. スケジュール | 公開希望時期と、その理由 | 「10月の展示会に間に合わせたい」など理由もセットで |
- 依頼範囲は、ページ数の想定に加えて、原稿や写真を支給するかどうか、公開後の保守まで依頼するかどうかも書く
7項目に共通するのは、どれも「発注者にしか書けないこと」だという点です。逆に、発注者が書かなくていいことは制作会社に委ねます。
A4一枚RFPの記入例
産業機械部品メーカーの総務担当が、コーポレートサイトのリニューアルで書いた想定の記入例です。この分量で機能します。
# | 項目 | 記入例 |
|---|---|---|
1 | 会社と事業の概要 | 産業機械部品メーカー45名 |
2 | サイトの目的 | 問い合わせ月1→3件に増 |
3 | 現状の課題 | スマホ崩れ・強みが未記載 |
4 | 想定する閲覧者 | 調達担当優先+採用候補 |
5 | 依頼範囲 | 15P・原稿リライト・撮影 |
6 | 予算 | 150〜200万円（税別） |
7 | スケジュール | 来年2月展示会前に公開 |
- 1. 会社と事業の概要: 産業機械の部品加工メーカー（従業員45名）。取引先は国内の装置メーカーが中心。現行サイト: https://example.co.jp
- 2. サイトの目的: 新規取引の問い合わせを月1件→3件に増やしたい。採用応募（中途・年5名採用目標）の入口としても機能させたい
- 3. 現状の課題: 2015年公開のサイトでスマホ表示が崩れる。加工技術の強みがどこにも書かれておらず、展示会で名刺交換した相手がサイトを見ても発注の判断材料がない
- 4. 想定する閲覧者: ①装置メーカーの調達・設計担当（最優先）②中途採用の候補者
- 5. 依頼範囲: 全体で15ページ前後を想定。会社紹介・技術紹介・事例・採用・問い合わせ。原稿は下書きを支給し、リライトをお願いしたい。写真撮影は依頼したい。公開後の保守も月額で提案してほしい
- 6. 予算: 制作150〜200万円（税別）。保守費は別枠で月額の提案がほしい
- 7. スケジュール: 来年2月の展示会前に公開したい（逆算で12月末までに完成）。提案は今月末までにいただきたい
空欄には、「未定」と書けばいい
全項目が埋まらなくても、出してしまって構いません。書けない欄は「未定。相談したい」と正直に書けば、そこが打ち合わせの論点になります。空欄の理由が書いてあるRFPは、曖昧なまま埋まっているRFPより受注側にとって扱いやすいです。
なお予算の幅そのものをどう決めるかは、規模別の相場観から逆算するのが早いです。アームの料金ガイドに規模別の目安をまとめています。
むしろ書かなくていい項目はこれ
大企業向けテンプレートには載っているが、小さな案件では省いてよい項目です。
- サーバー・システム構成の指定。何で作るかは、目的と予算から制作会社が提案する側の領域です
- 機能要件の網羅リスト。「お知らせ更新機能」レベルの粒度で全機能を列挙する作業は、要件定義の段階で制作会社とやるほうが速くて正確です
- デザインテイストの細かい指定。参考サイトを2〜3個挙げる程度に留め、「どこが良いと感じたか」を一言添えるほうが提案の質が上がります
- 提案書の書式・目次の指定。各社の提案の自由度を奪い、比較で見えるはずの実力差を消します
- 会社沿革などの詳細資料。項目1の3行と現行サイトのURLで足ります
省く理由は手抜きではなく、提案の余地を残すためです。手段まで発注者が固めたRFPには、指示通りの作業見積もりしか返ってきません。
RFPが書けないのは、書き方でなく「決まっていないこと」への怖さのせいです
- 相見積もり3社の比較軸が消える不安があります
- 7項目のどれかが埋まらない怖さです
- RFPなら上司へ一言で説明できます
RFPが書き終わらないのは、たいてい書き方の問題ではありません。見積もりが比べられなくなる不安、社内でまだ決まっていないことを外に出す怖さ、そして「なぜその会社に決めたのか」を上司に説明できない不安。この3つのどれかで手が止まっています。
見積もりが比べられない不安は、7項目を埋めれば消えます
前提が会社ごとに違う見積もりを3枚集めても、比較の土台にはなりません。この不安への対処は7項目を埋めることそのもので、具体的な理由は後述の「RFPなしのホームページ制作依頼が高くつく理由」で扱います。
社内で決まっていないことを出すのは、怖くて当然です
予算も優先順位もまだ社内で固まっていないのに、それを他社に見せるのは気が引けるものです。ただしRFPは決定事項を報告する文書ではなく、決まっていないことを一緒に埋める文書です。空欄の扱い方は前述の「空欄には、「未定」と書けばいい」のとおりで、未定と書いた欄がそのまま打ち合わせの論点になります。
上司に説明できない不安は、承認を2項目だけ先に取れば消えます
RFPを書く担当者がいちばん恐れているのは、社内で「なぜその会社に決めたのか」を聞かれて答えられない場面だと思います。7項目の全部を経営層に確認する必要はなく、事前に承認を取るのは「目的」と「予算」の2項目だけで足ります。残りの5項目は担当者の裁量で書いて構いません。
この2項目さえ先に握っていれば、RFPは同時に社内向けの説明資料にもなります。「目的:問い合わせを月2件→5件に、予算:150〜200万円で進める」の一文を経営層に見せておけば、あとで提案を比較するときも、同じ一文をそのまま報告に使えます。RFPは社外に出す文書であると同時に、社内の合意を可視化する文書でもあります。
提案が良くなるRFPの書き方、悪くなる書き方
- 目的は数字と行動で書くと提案が変わる
- 手段は指定せず提案に委ねる
- 選定基準の明記で価格競争を防ぐ
同じ7項目でも、書き方ひとつで返ってくる提案の質が変わります。受注側として提案を書いてきた立場から、対で示します。
観点 | 提案が良くなる書き方 | 提案が悪くなる書き方 |
|---|---|---|
目的 | 「問い合わせを月2件→5件に」と行動と数字で書く | 「集客を強化したい」「イメージアップ」だけで終わる |
課題 | 「展示会後にサイトを見た相手から連絡が来ない」と場面で書く | 「古い」「ダサい」の形容詞だけで終わる |
要望 | 優先順位をつける。「最優先は技術紹介、採用は次点」 | 要望を羅列し、全部が同じ重さに見える |
手段 | 目的を書き、手段は提案に委ねる | 「トップにスライダーを」「動画を入れて」と手段から指定する |
参考サイト | URLに「事例の見せ方が良い」と理由を添える | URLだけ貼って「こんな感じで」 |
選定基準 | 「金額より、課題への提案内容を重視して選ぶ」と明記する | 何で選ぶかを書かない |
とくに差が出るのは、目的を数字と行動で書くことと、選定基準を明記することの2つです。「何を重視して選ぶか」が書いてあると、各社は価格を削る競争ではなく、課題への答えを磨く競争をします。発注者が受け取る提案の質は、その競争の設計で決まります。
サイトリニューアルのRFPで追加する項目
- 現行サイト棚卸しを1ブロック追加
- 書くのはURL・管理状況・解析の4点
- 見積もりに響くのは管理状況の有無
新規制作ではなくリニューアルの場合は、7項目に「現行サイトの棚卸し」を1ブロック追加します。書くのは次の4点です。
- 現行サイトのURLとページ数。おおよそで構いません
- CMS・サーバー・ドメインの管理状況。何で作られていて、誰がログイン情報と契約を持っているか
- 引き継ぐもの・捨てるもの。原稿、写真、ドメイン、既存コンテンツのうち残したいもの
- アクセス解析の有無。Googleアナリティクス等が入っているか、データを見られるか
この中で見積もりに一番響くのは、管理状況です。アームが見積もりを出す立場では、「前の制作会社と連絡が取れず、サーバーの管理者が分からない」という案件は、調査と移行のリスク分を保守・移行費に見込まざるを得ません。
逆に、管理状況が一枚にまとまっているだけで、その分の上乗せは消えます。リニューアル全体の段取りはこちらで詳しく整理しています。
RFP提出後の提案の比べ方
- RFPの提出先は2〜3社が目安
- 提案書より先に来る質問の有無を見る
- 比較軸は課題対応・内訳・追加提案の3つ
RFPを出す先は2〜3社が目安です。それ以上に広げると、1社ごとの検討が浅くなるうえ、提案する側も「10社コンペ」では本気の提案を出しにくくなります。
提出後にまず見るべきは、提案書より先に、質問が来るかどうかです。良い会社ほど、RFPの行間を確かめる質問をしてきます。
「問い合わせを増やしたいとありますが、いまの問い合わせはどこから来ていますか」のような質問は、課題を自分の頭で考えている証拠です。質問ゼロで満額の提案書だけが届いたら、テンプレートの提案を疑ってよいと思います。
比較の軸は、金額そのものではない
提案が出揃ったら、比較の軸は金額の絶対値ではなく次の3つに置きます。
- RFPに書いた課題に、正面から答えているか。課題の言い換えを「分析」と称して提案が終わっていないか
- 見積もりの内訳が、課題と対応しているか。どの金額がどの課題の解決に割かれているのかが読めるか
- 書いていないことを提案してきたか。RFPの範囲内の作業見積もりだけか、目的に照らした追加の視点があるか
金額差が数倍でも、原因を切り分けられる
金額に数倍の開きが出たときこそ、RFPが物を言います。前提が揃っているので、差額が「何をやるかの差」なのか「単価の差」なのかを切り分けられるからです。切り分けの具体的な手順は制作会社の見積もり金額差の読み解き方にまとめています。
見積書そのものの項目の意味と配分の読み方は、こちらが対になります。
RFPなしのホームページ制作依頼が高くつく理由
- 読めない部分は不確実性のバッファに積まれる
- 同じ説明で80万円と240万円の差が出た例
- 予算を伏せると提案が安全側に寄る
RFPを書く手間を惜しむと、その分のコストは見積もり金額のほうに現れます。アームが見積もりを出す立場で経験してきた構造を、種明かしとして3つ書きます。
分からないことは、全部バッファとして積まれる
「会社案内のサイトを作り直したい。詳細は打ち合わせで」という依頼を受けたとき、受注側の頭の中はこうなっています。ページ数が読めない。原稿を誰が書くのか分からない。社内の承認フローが見えず、修正が何往復するか読めない。
そして読めない部分は、不確実性のバッファとして見積もりに積まざるを得ません。
症状を言わずに「なんとなく調子が悪くて」とだけ告げて診察を受ければ、念のため検査を一式やる前提の請求になります。それと同じことが、曖昧な依頼では起きています。バッファは制作会社の強欲ではなく、防衛です。そしてRFPで前提が固まっていれば、積む必要のなかったお金です。
各社が別々の前提で見積もるので、比較不能になる
相見積もりの場で見てきた範囲では、同じ口頭説明から80万円と240万円の見積もりが並ぶことは珍しくありません。中身を見ると、A社は「10ページ・原稿は支給」の前提で、B社は「30ページ・取材と原稿作成込み」の前提でした。この金額差は実力差でも良心の差でもなく、前提の差です。
前提がバラバラの見積もりは、安いほうを選んでも高いほうを選んでも根拠がありません。そして比較できない見積もりを3社分集めるのにかかった時間は、まるごと機会損失になります。RFPが揃える最大のものは金額ではなく、比較の土俵です。
予算を伏せると、提案の幅が決まらない
「予算を先に言うと、その金額いっぱいまで請求されるのでは」という警戒はよく分かります。ただ受注側から見ると、予算が見えない案件では提案の幅を決められません。
外すのが怖いので安全側の小さい構成に寄せるか、松竹梅の3案を並べて様子を見るかになります。どちらも、発注者が本当に欲しいはずの「この予算で成果を最大化する一案」からは遠ざかります。
予算は1円単位で書く必要はなく、「150〜200万円」のような幅で十分機能します。幅の中でどこに配分するかを考えるのが、制作会社の提案の仕事です。
小さな案件のRFPはA4一枚でいい
- 案件が小さいほど曖昧さの影響は大きい
- 10ページ分の大企業事情は不要
- 書き上がらないRFPは存在しないのと同じ
RFPの価値は分量ではなく、「全社に同じ前提を渡す」という一点にあります。それはA4一枚で果たせます。
小さな案件ほど、前提を固める文書が物を言う
「RFPは大企業がシステム調達で使う正式文書で、小さなホームページ制作には大げさ」というのは誤解です。実際は、案件の規模が小さいほど1つの曖昧さが金額に占める割合は大きくなるので、小さな案件ほど前提を固める文書が物を言います。
大げさなのはRFPという行為ではなく、大企業向けテンプレートの分量のほうです。
10ページのテンプレートが大げさな理由
世に出回るテンプレートが10ページになるのは、稟議、調達部門の要件、既存システムとの連携仕様といった大企業の事情を背負っているからです。
50〜300万円規模の案件でそれを使うと、埋められない欄の前で手が止まるか、埋めるためだけの空欄埋めで本質が薄まるかのどちらかになります。書き上がらないRFPは、存在しないRFPと同じです。
ホームページ制作のRFP（提案依頼書）とは
- RFPは提案と見積もりを求める文書
- RFIは初期、要件定義書は発注後に作る
- 候補が2〜3社ならRFIは省略可
RFPは、発注者が制作会社へ目的と条件を伝え、提案と見積もりを求める文書です。小規模な案件ではRFIは省いて構わず、要件定義書は発注後に制作会社と一緒に作ります。
RFP（提案依頼書）の役割
RFP（Request for Proposal）とは、発注者が制作会社へ「この目的でホームページを作りたいので、提案と見積もりをください」と条件を伝える文書を指します。日本語では「提案依頼書」と呼ばれます。
ホームページ制作では、複数の会社に同じ前提を渡して提案と見積もりを比較するための土台になり、これがあるかどうかで相見積もりの精度が大きく変わります。
RFI・要件定義書との違い
RFPと混同されやすい文書との違いだけ、先に整理しておきます。
文書 | 使う段階 | 役割 |
|---|---|---|
RFI（情報提供依頼書） | 候補探しの初期 | 各社の実績・体制・対応範囲の情報を集める |
RFP（提案依頼書） | 依頼先を絞り込む段階 | 目的と条件を伝え、提案と見積もりを求める |
要件定義書 | 発注後 | 作るものを仕様として確定する |
RFIとRFPは発注者が書き、要件定義書は発注後に、制作会社が発注者と一緒に書きます。
小規模なホームページ制作では、RFIは省いて構いません。候補が2〜3社に絞れているなら、いきなりRFPから始めて問題ないです。要件定義書は発注後に制作会社と一緒に作るものなので、発注前に自力で書く必要はないです。RFPはその叩き台になります。
受け取ったRFPで、アームが実際に見ているところ
- 見るのは完成度でなく書ける中身
- 事業の実情・困りごと・数字の3点で足りる
- 一気通貫体制で伝言ゲームがない
アームは、RFPを業者をふるいにかける道具ではなく、対話の始点として扱っています。だから受け取るRFPも、完成度より「発注者にしか書けないこと」が書いてあるかを見ます。事業の実情、困っている場面、動かしたい数字。この3つがあれば、残りは打ち合わせで一緒に言語化できます。
一気通貫だから、A4一枚と1回の打ち合わせで足ります
アームはディレクター不在の一気通貫体制で、課題を直接聞いたデザイナーがそのまま設計・制作まで担当します。伝言ゲームがないぶん、A4一枚のRFPと1回の打ち合わせで要件の解像度を上げられるのが強みです。総務や広報、マーケティングを一人で兼務している担当者ほど、打ち合わせの往復が減ることがそのまま、本来の業務に使える時間として返ってきます。中小企業のホームページ制作で、社長への説明や見積もりのギャップに悩む方はこちらも参考にしてください。
「7項目のうち3つしか埋まらない」という段階の相談でも構いません。埋まらない欄を一緒に埋めるところからが、アームの仕事だと考えています。要件の言語化から相談したい方は、こちらのフォームからご連絡ください。
よくある質問
RFPは誰が書くべきですか？
サイト担当者で構いません。経営層の承認は「目的」と「予算」の2項目だけ先に取っておくと、後の手戻りが消えます。全項目を完璧に書ける人は社内にいなくて普通です。
何社に出すのがいいですか？
2〜3社をおすすめします。比較には十分な数で、1社ごとの提案をきちんと読み込める上限でもあります。声かけの段階で「3社に依頼している」と正直に伝えて問題ありません。
RFPの作成自体を外注できますか？
RFP作成支援を専門にするコンサルティング会社はありますが、数百万円規模のホームページ制作では費用対効果が合いにくいです。この記事の7項目を自分で埋め、埋まらない部分は候補の制作会社との初回相談で言語化するほうが現実的です。
予算を書くと、その金額まで使い切られませんか？
内訳のある見積もりを求めれば防げます。「150〜200万円の幅で、金額の根拠が分かる内訳を出してほしい」と書けば、使い切り型の見積もりは出しにくくなります。予算を伏せるデメリット（安全側の小さい提案、松竹梅の様子見）のほうが大きいというのが、受注側から見た実感です。
RFPを出したら、その会社に必ず発注しないといけませんか？
いいえ、RFPは発注の約束ではありません。ただし提案には各社の工数がかかっているので、選定結果は断る場合も連絡するのが礼儀です。
テンプレートのWordファイルは必要ないのでしょうか？
体裁は問われません。この記事の7項目がメール本文に書いてあれば、RFPとして十分機能します。形式を整える時間があるなら、目的と課題の欄を1行具体的にするほうに使ってください。
まだ依頼先の当てもありません。それでもRFPは書けますか？
書けますし、書いてからで構いません。RFPは依頼先が決まった後の文書ではなく、依頼先を選ぶための土台です。7項目のうち「1. 会社と事業の概要」から「4. 想定する閲覧者」までは、依頼先が決まっていなくても自分の頭の中だけで埋められます。初めて会社を作ったばかりで発注の経験が無くても、まずこの4項目を書いてみると、相談する制作会社を探す軸そのものが見えてきます。
IT用語やWeb制作の知識がないと、RFPは書けませんか？
知識は要りません。7項目はどれも専門用語を使わず、自社の事業を説明する言葉だけで書けます。業者と対等に話すために先に用語を覚えようとする方もいますが、順番が逆です。むしろ専門用語だらけの提案を返してくる会社より、平易な言葉で理由まで説明してくれる会社のほうが、実務では信頼できます。
ホームページ制作のRFPは、A4一枚の7項目と「未定」への正直さで書けます
ホームページ制作のRFPは、Word10ページの正式文書である必要はありません。小さな案件こそ、A4一枚の7項目で前提を揃えることが、見積もりのバッファを消し、提案を比較可能にします。書けない欄が残るのは普通で、その空欄こそ制作会社と最初に話すべき論点です。
アームでは、RFPを書く前の壁打ちからお受けしています。「目的をどう言葉にすればいいか分からない」という段階からで構いませんので、要件の言語化から相談したい方はお問い合わせフォームからご連絡ください。
